Hospital mexicano optimiza sus procesos administrativos mediante una solución FileMaker
Ciudad de México, México. Enero de 2016
Transformar los procesos y actualizar las herramientas de administración de un negocio familiar para convertirlo en una compañía sólida, eficiente y productiva, es un gran reto empresarial. Superar el desafío, al mismo tiempo que la empresa crece y se mantiene en operación, es un logro que requiere de la colaboración de muchos actores, tanto internos como externos. Este es el caso del doctor Felipe González Díaz, director del Hospital Tlalpan, quien ha conducido a su empresa a una nueva etapa de procesos agiles, confiables y eficientes, para lo cual se apoyó en la flexibilidad y versatilidad de una solución de gestión administrativa desarrollada sobre la plataforma de software FileMaker. (Imágenes disponibles)
El Hospital Tlalpan, ubicado al Sur de la Ciudad de México, cuenta con más de 20 años de experiencia en brindar servicios médicos. Su capacidad de hospitalización alcanza los cuarenta pacientes y entre sus servicios destacan la Unidad de Terapia Intensiva y Choque, Unidad de Urgencias, tres quirófanos, Unidad de Rehabilitación Física y la torre de consulta externa que alberga a más de 20 médicos de distintas especialidades.
El Reto Administrativo y Tecnológico
El Hospital Tlalpan no contaba con un sistema de administración único capaz de integrar toda la información relacionada con un paciente. Los procesos se realizaban con diferentes herramientas tecnológicas sin que hubiese comunicación entre ellas. Esto resultaba en una atención lenta y poco eficiente para los usuarios, carencia de información del negocio y procesos viciados o poco prácticos.
Por ejemplo, el registro de los pacientes se llevaba en hojas de cálculo y el sistema Visual Fox. Cada área de atención, como Enfermería o el Laboratorio, llenaba el expediente de acuerdo a las necesidades de los pacientes, sin que existiera comunicación entre ellas, lo que resultaba en información inconsistente y diferencias de datos, pues no se actualizaban de forma simultánea.
A consecuencia del poco control de información y la falta de actualización de los expedientes, el hospital vivía envuelto en un constante problema administrativo que se reflejaba en las cuentas por pagar a cargo de los pacientes y por ende, en la contabilidad general. Adicionalmente, el descontento de los pacientes y sus familiares crecía día tras día, pues sufrían por los largos tiempos de espera para obtener el estado de cuenta posterior al alta del enfermo.
De acuerdo al doctor Felipe González Díaz, director general del hospital, “Los estados de cuenta eran un problema, pues era necesario preguntar en cada área de atención si se había realizado algún procedimiento, utilizado algún material o generado una solicitud de estudios. Después se cotejaba la información para entregar la cuenta total, esto llevaba de 4 a 5 horas”.
La Solución
Ante esta problemática, en el 2010, el Hospital Tlalpan emprendió un proyecto de renovación en el que se contempló la integración de una plataforma que satisficiera las necesidades de administración y control de información, totalmente segura para resguardar los datos almacenados y de rápida implementación.
La responsabilidad recayó en una de las desarrolladoras de soluciones FileMaker en México, la empresa Creative Databases, miembro de la FileMaker Business Alliance. Creative Databases realizó un diagnóstico y propuso una solución capaz de comunicar a varios departamentos de forma simultánea, generar reportes inmediatos, tanto médicos como contables, controlar el inventario de medicamentos y materiales de curación, y que sería implementada en paralelo en todos los departamentos involucrados.
Se diseñó y creó un sistema de gestión administrativa basado en la plataforma FileMaker que consta de ocho módulos principales: Recursos Humanos, Administración, Recepción, Equipos y Servicios, Gerencial, Almacén, además de Operaciones y Configuraciones. A través de ellos, los responsables de atención al paciente ingresan la información detallada según sea el caso. Con ello, el área administrativa tiene un control permanente del seguimiento, atención y necesidades de cada enfermo.
La solución corre sobre FileMaker Server para que todas las áreas tengan acceso al expediente y hasta las aseguradoras pueden revisar el estado de cuenta de los pacientes a través de cualquier navegador utilizando FileMaker WebDirect.
Los Resultados
Gracias a la aplicación desarrollada con FileMaker, se cumplió el objetivo central de la unificación y sistematización de los procesos hospitalarios para conocer la información, con datos precisos, de cada orden médica y los recursos utilizados.
Directivos, como el doctor González Díaz, tienen acceso a la solución a través de dispositivos móviles iPhone e iPad al usar la aplicación FileMaker Go, lo que les permite conocer cualquier detalle o revisar un expediente de manera remota.
Aunque los resultados son evidentes en todos los departamentos del hospital, destacan algunos que han marcado una gran diferencia en su operación cotidiana.
• Control de Pacientes: Mediante la solución FileMaker se puede saber cuántos pacientes ingresaron, identificar a los que permanecen internados, su padecimiento y tratamiento, quien es el médico responsable, además de conocer el estado de su cuenta en cualquier momento.
• Control de Estados de Cuenta: El registro de cada nuevo procedimiento médico, servicio, material o medicamento y su respectivo cargo en el estado de cuenta se ha estandarizado en todas las áreas del hospital.
• Reportes Contables: El Hospital Tlalpan ha conseguido que su área administrativa reciba en tiempo real toda la información necesaria para emitir los reportes de ingresos y egresos contables.
• Automatización de Procesos: El área de Enfermería es responsable de solicitar los medicamentos, materiales de curación o estudios ordenados por los médicos. La información pasa inmediatamente a las áreas de suministro (Almacén) y servicio (Radiología y Laboratorio), quienes procesan la solicitud y programan la entrega ágil de productos o el inicio de estudios y tratamientos.
• Control de Inventarios: El personal de Almacén tiene a su cargo el inventario de medicamentos, materiales de curación e insumos ortopédicos. El módulo específico para Almacén, en conjunto con lectores de código de barras, permite el registro del producto, sustancia activa, laboratorio de procedencia, cantidad de unidades disponibles además de las fechas de compra y caducidad. Este control ha erradicado por completo el problema del “robo hormiga” que sufría el hospital antes de utilizar la solución FileMaker.
La capacitación impartida al personal acerca del uso de la solución fue fundamental para vencer la resistencia al cambio. Hoy los empleados entienden el sistema, lo utilizan y valoran sus beneficios.
El Hospital Tlalpan logró la unificación y sistematización de los procesos hospitalarios para tener acceso inmediato y permanente a la información, con datos precisos, de cada orden médica, además de los recursos humanos, materiales y las instalaciones del hospital utilizados. Por su parte, los pacientes reciben una notable mejor atención y las finanzas del hospital son el reflejo de estos resultados positivos.
